Optimizarea fluxului de lucru cu documente
convert+share ofera functii care sunt la fel de eficiente ca si usurinta lor in utilizare. Acestea elimina procesul manual de lucru prin optimizarea fluxului de lucru cu documente, de exemplu prin scanarea documentelor, convertirea in fisiere de tip .docx sau .xlsx si trimiterea acestora de pe un sistem multifunctional catre sisteme PC, adrese de email sau catre solutii de cloud Google Docs, Evernote sau Microsoft SharePoint. Aceasta solutie va economisi timp si efort – si permite sa va concetrati pe lucruri mai importante.
Stiati ca? convert+share se completeaza perfect cu store+find, o solutie DEVELOP de management al documentelor electronice care va pune capat mormanelor de hartie de pe birou.
Descriere
Cu convert+share puteti scana un document direct de pe imprimanta multifunctionala si sa obtineti un PDF indexabil din care puteti copia sectiuni relevante din text intr-un alt document. Daca aveti nevoie sa editati textul, folositi functia Scan-to-Word sau Scan-to-Excel pentru a crea fisiere .docx sau .xlsx care pot fi ulterior deschise si editate. Toate acestea salveaza o mare parte din timp.
convert+share va ofera posibilitatea sa scanati toate documentele intr-un singur pas. Plasati deasupra fiecarui document o coala de hartie cu un cod de bare pretiparit. Intregul set de documente va fi scanat intr-un singur pas, separat automat si trimis catre fisierele relevante – usor de gasit, stocat corespunzator, si mult mai rapid decat scanarea manuala. Codul de bare care contine destinatia vizata a documentului este recunoscut de un cititor de coduri de bare integrat pentru a minimiza interventia manuala.
Pana acum, probabil ati trimis documentele catre adresa personala de email, ati deschis baza de date respectiva si le-ati stocat acolo. Dar acum puteti scurta acesti pasi deoarece convert+share va permite sa scanati documentele si sa le trimiteti direct catre Google Docs, Microsoft SharePoint, Microsoft SharePoint Online, Evernote sau baze de date Windows.
Cu ajutorul functiei OCR, convert+share extrage rapid informatia, ca de exemplu numele sau numarul de cont al clientului din continutul documentului scanat. O alta functie importanta este store+find, utilizata la stocarea in sistemele de management al documentelor in format electronic. Functia OCR recunoaste automat zone predefinite din document. In acest mod, nu mai este nevoie sa introduceti manual cuvinte cheie sau termeni index, iar informatia respectiva va fi asociata cu documentul relevant – asta face arhivarea facila si cautarea documentului mai rapida.
Majoritatea sistemelor de arhivare electronice necesita ca documentele sa fie formatate in fisiere tip PDF/A, dar din pacate multe echipamente multifunctionale nu suporta acest tip de format. Din nou, aceasta nu este o problema cu convert+share, care poate scana documente in format PDF/A, astfel incat sa le puteti stoca cu usurinta in sisteme dvs de arhivare.
convert+share va ofera posibilitatea sa stocati documentele, scanate direct de la MFP, catre solutia de management electronic al documentelor DEVELOP store+find. Astfel puteti combina cu usurinta automatizara proceselor cu managementul documentelor.
convert+share este usor de configurat, nu necesita cunostinte IT avansate si este foarte simplu de folosit. Va puteti convinge si singuri!
Cum beneficiati
Captarea documentelor
- Procesarea documentelor incepe direct de la echipamentul multifunctional
- Predefinirea unor directoare pentru transmiterea automata mai departe a documentelor primite catre convert+share
Procesarea documentelor
- Crearea de fisiere PDF indexabile si PDF/A
- Functia Scan-to-Word si Scan-to-Excel
- Functie OCR de recunoastere a textului din zone predefinite ale documentului
- Cititor de coduri de bare recunoaste valori predefinite de coduri de bare pentru o procesare ulterioara sau separa mai multe documente scanate intr-un singur proces de scanare
Transferul documentelor
- Stocarea documentelor in Microsoft SharePoint, SharePoint Online (Office 365), Evernote, Google Drive
- Transmiterea mai departe a documentelor sub forma de e-mail
- Trimiterea documentelor direct catre sistemul Develop store+find de management a documentelor electronice
Managementul utilizatorilor
- Acces restrictionat cu nume utilizator si parola (Windows si Active Directory)